Faut-il garder les anciennes notices d'un produit ?

Oui, mais à part. L'assistant ne doit lire que la version en cours pour un produit vendu aujourd'hui. Les anciennes servent aux chantiers où ce produit a été posé : rangez-les avec le dossier du chantier.

Un assistant peut-il remplacer la lecture de la notice ?

Non. Il aide à retrouver le bon document et le bon passage, et doit citer la page. Le compagnon qui pose vérifie dans la notice elle-même.

Classer les fiches techniques fabricants

Classez vos fiches fabricants par famille de produits, puis par marque et par référence, en gardant une seule version en cours par produit et en notant sa date. Un assistant d'équipe peut ensuite répondre à « quel couple de serrage pour ce raccord ? » ou « quelle distance minimale pour cette sortie de ventouse ? » en citant la notice et la page. Sans ce classement, il risque de répondre à partir d'une version périmée.

Pourquoi c'est un vrai sujet chez un artisan

Un plombier-chauffagiste, un électricien ou un menuisier pose au fil de l'année une grande variété de produits. Chacun arrive avec plusieurs documents :

Document	À quoi il sert	Qui le cherche
Fiche technique	Dimensions, performances, compatibilités	La personne qui prépare le devis
Notice de pose ou d'installation	Étapes, distances, raccordements, mise en service	Le compagnon sur le chantier
Notice d'utilisation et d'entretien	Gestes du client, périodicité d'entretien	Le client, puis le technicien d'entretien
Fiche de données de sécurité (produits chimiques : colles, mastics, solvants)	Précautions d'emploi et de stockage	Le chef d'entreprise, l'équipe
Certificats et documents de performance	Justifier un niveau de performance	Le dossier du client, un dossier d'aide

Le problème n'est pas d'avoir ces documents, mais de retrouver le bon, dans la bonne version, debout dans une chaufferie.

Le classement en quatre niveaux

Fabricants/
  Chauffage/
    [Marque]/
      [Référence produit]/
        2026-03_notice-installation.pdf
        2026-03_fiche-technique.pdf
        2025-11_notice-utilisation.pdf
        _archives/

Famille : chauffage, sanitaire, électricité, menuiserie, couverture, peinture… Celle de votre métier.
Marque, puis référence exacte telle qu'elle figure sur l'étiquette du produit.
Nom du fichier : date de la version, puis type de document. La date vient du document lui-même, pas du jour du téléchargement.
Archives : les versions remplacées, que l'assistant ne lit pas.

Ce que vous donnez à l'assistant, et ce que vous gardez

À donner :

les notices et fiches des produits que vous posez couramment, dans leur version en cours ;
vos propres fiches de pose, si vous en avez rédigé (« chez nous, on fait comme ceci »), en les distinguant clairement des documents du fabricant ;
une liste des références posées avec leur produit de remplacement quand un modèle disparaît du catalogue.

À garder hors de sa base :

les tarifs fournisseurs négociés, qui ne regardent pas toute l'équipe ;
les documents qu'un fabricant vous a transmis sous condition de confidentialité ;
les versions périmées.

Vérifiez aussi les conditions d'utilisation des documents de chaque fabricant si vous comptez rendre l'assistant accessible à vos clients sur votre site : une notice publique et un document réservé aux installateurs ne se traitent pas de la même façon.

Les questions types de l'équipe

Une fois le classement fait, les questions de l'équipe ressemblent à ceci :

« Pour le ballon [référence], quelle hauteur minimale sous plafond d'après la notice ? »
« Quel est le code défaut affiché et que dit la notice ? »
« Quels produits avons-nous déjà posés compatibles avec ce thermostat ? »
« Le fabricant a-t-il une version plus récente de cette notice ? » (l'assistant ne peut répondre que sur ce qu'il a ; la vérification se fait sur le site du fabricant).

Réglez l'assistant pour qu'il cite toujours le fichier et la page, et qu'il dise « je ne trouve pas » plutôt que de deviner. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) recommande, dans ses questions-réponses du 18/07/2024, de ne jamais reprendre telles quelles les réponses d'une IA générative et de contrôler leur exactitude : sur un raccordement gaz ou électrique, c'est la notice qui fait foi.

Le lien avec les garanties et les aides

Ces documents servent après le chantier :

Garantie de bon fonctionnement : Service Public (fiche vérifiée le 25/09/2026) la décrit comme couvrant pendant 2 ans les équipements dissociables, comme un chauffe-eau. Retrouver la référence et la notice du modèle posé est la première étape de toute réponse.
Qualification RGE (« reconnu garant de l'environnement ») : le ministère de la Transition écologique (page mise à jour le 11/06/2025) indique que des chantiers réalisés par une entreprise RGE sont audités, pour vérifier le respect des règles de l'art. Avoir sous la main les documents des produits posés aide à préparer ce contrôle.

Par où commencer

Listez les vingt produits que vous posez le plus souvent.
Téléchargez leurs documents en cours depuis l'espace professionnel de chaque fabricant.
Classez-les selon le modèle ci-dessus.
Testez avec cinq questions réelles posées par l'équipe le mois dernier.

Une plateforme comme ALMA construit sa base de connaissances à partir des fichiers que l'entreprise envoie : le classement que vous faites ici sert quel que soit l'outil retenu. Pour la liste complète des documents à réunir, voir par où commencer.