Combien de temps garder les factures d'un chantier ?

Entreprendre Service Public indique 10 ans à partir de la clôture de l'exercice pour les factures et pièces comptables, et 5 ans pour les contrats et la correspondance commerciale.

Faut-il mettre tous les dossiers clients dans l'assistant ?

Non. Donnez-lui une fiche de synthèse par chantier et réservez l'accès aux personnes qui en ont besoin. Les dossiers contiennent des données personnelles, dont vous êtes responsable.

Comment nommer un dossier de chantier ?

Avec une clé qui ne change jamais : année, commune, nom du client et objet, par exemple « 2024-Anglet-Durand-salle-de-bains ». C'est elle que l'équipe et l'assistant utiliseront pour chercher.

Retrouver le dossier d'un ancien chantier

Pour retrouver vite un ancien chantier, il faut un dossier par chantier, nommé toujours de la même façon, et une fiche de synthèse d'une page qui dit l'essentiel : client, adresse, dates, équipements posés, réception. C'est cette fiche que vous donnez à l'assistant de l'équipe ; il retrouve alors le chantier à partir d'un nom de rue, d'un modèle de chaudière ou d'une année.

Le besoin est très concret chez un artisan. Un client rappelle pour une fuite, une panne, une demande d'extension ; un notaire demande une facture pour une vente ; le client veut sa facture pour un dossier d'aide. Et la réponse dépend de documents vieux de plusieurs années.

Pourquoi c'est une affaire de délais

Les durées qui obligent à garder ces dossiers sont longues :

Document	Durée	Source
Factures, bons de commande et de livraison	10 ans après la clôture de l'exercice	Entreprendre Service Public, vérifiée le 01/07/2024
Contrats et correspondance commerciale	5 ans	Même fiche
Garantie décennale	10 ans après la réception des travaux	Service Public, vérifiée le 25/09/2026
Devis ou facture portant la mention TVA réduite (exemplaire client)	Jusqu'au 31 décembre de la 5e année suivant les travaux	Entreprendre Service Public, vérifiée le 21/02/2026

La même fiche sur la conservation précise qu'une entreprise peut archiver plus longtemps que le minimum, sauf pour les documents qui contiennent des données personnelles. Un dossier client en contient presque toujours : prévoyez une date de fin.

Ce que contient un bon dossier de chantier

Un dossier par chantier, avec toujours les mêmes sous-dossiers :

Devis signé, avec la mention « bon pour accord » et la date.
Factures, acomptes compris.
Réception : procès-verbal, réserves, levée des réserves.
Équipements posés : marque, modèle, numéro de série, notice ou fiche technique du fabricant (voir classer les fiches techniques fabricants).
Assurance : l'attestation décennale en vigueur au moment du chantier. Service Public rappelle qu'elle doit être jointe aux devis et à la facture.
Photos avant, pendant, après, datées.
Échanges utiles : seulement ceux qui fixent une décision (un changement de prestation, un report de date).

La fiche de synthèse, la pièce qui change tout

L'assistant n'a pas besoin de lire tous les fichiers. Il lui faut une fiche courte par chantier, toujours au même format :

Chantier : 2024-Anglet-Durand-salle-de-bains
Adresse du chantier : …
Client : particulier
Travaux : dépose baignoire, pose douche italienne, ballon thermodynamique
Équipements : ballon [marque, modèle, n° de série]
Devis signé le : JJ/MM/AAAA
Réception le : JJ/MM/AAAA — réserves : aucune
Facture n° : …
Assurance décennale : contrat n° … (attestation dans le dossier)
Dossier complet : chemin du dossier

Avec ces fiches, l'équipe peut demander : « Quels chantiers avec ce modèle de ballon depuis 2022 ? », « Qu'avons-nous fait au 14 rue des Lilas ? », « Quand la réception de Durand a-t-elle eu lieu ? ». L'assistant répond en citant la fiche et le chemin du dossier.

Comment s'y prendre, pas à pas

Choisissez la clé de nommage : année, commune, nom, objet. Ne la changez plus.
Commencez par les chantiers encore sous garantie décennale, donc les dix dernières années, en partant des plus récents.
Rédigez les fiches au fil de l'eau : à chaque réception, la personne qui fait la facture remplit la fiche, pendant que tout est encore sous la main.
Pour le stock ancien, l'assistant peut proposer un premier jet de fiche à partir de la facture ; une personne la relit avant de la valider.
Rangez les fiches dans un seul dossier, celui que l'assistant lit.

Ce que l'assistant ne doit pas faire

Montrer un dossier à la mauvaise personne. Une fiche de chantier est une donnée client. La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) indique, dans ses questions-réponses du 18/07/2024, que l'organisme qui relie un système d'IA à sa base de connaissances est responsable de ce traitement quand elle contient des données personnelles. Un assistant interne, réservé à l'équipe, n'est pas un assistant sur le site.
Conclure sur une garantie. Il donne la date de réception ; dire si un défaut est couvert se fait sur place. Voir « Mes travaux sont-ils encore sous garantie ? ».
Inventer une date. Si la fiche ne porte pas la date de réception, il doit le dire et renvoyer au dossier papier.

Le point de contrôle

Testez votre classement avec trois questions réelles de l'année passée. Si l'assistant ne retrouve pas le chantier, regardez d'abord la fiche (absente, incomplète, mal nommée) avant d'incriminer l'outil.