Par quoi commencer : l'assistant interne ou celui du site ?

Commencez par celui qui répond à la question la plus fréquente chez vous. Si le téléphone sonne pour des questions de zone et de prix, le site. Si l'équipe vous appelle pour des notices et des dossiers, l'assistant interne.

La chambre de métiers peut-elle aider ?

CMA France indique que les chambres de métiers et de l'artisanat proposent des fiches pratiques, webinaires, ateliers, diagnostics flash et formations sur l'IA, et qu'elles sont joignables au 3006.

Combien de documents faut-il pour commencer ?

Pas besoin de tout. Quelques documents justes et à jour, centrés sur une seule famille de questions, valent mieux qu'un disque dur entier versé dans l'outil.

Assistant IA d'artisan : les documents à rassembler

Pour équiper une entreprise artisanale d'un assistant, commencez par rassembler cinq familles de documents : ce que vous faites et où, vos prix affichés et vos modèles, vos attestations (assurance, qualification RGE « reconnu garant de l'environnement »), les fiches de vos fabricants, et vos dossiers de chantier résumés. Choisissez ensuite une seule question à traiter en premier, et testez avec des questions réelles. Le choix de l'outil vient après.

La liste des documents à rassembler

Famille	Documents	À quoi ils servent	Page utile
Ce que vous faites	Liste des prestations, ce que vous ne faites pas, communes desservies, horaires	Répondre aux visiteurs du site	Chatbot pour site d'artisan
Prix et modèles	Grille de dépannage en vigueur, modèle de devis, modèle de facture	Répondre sur les prix affichés, relire un devis	Affichage des prix, vérifier un devis
Attestations	Assurance décennale en cours, certificat RGE, assurance professionnelle	Mentions des devis et factures, questions des clients	Mentions de la facture, RGE
Règles officielles	Fiches Service Public datées : devis, facture, TVA réduite, garanties, dépannage	Rappeler la règle en citant sa source	TVA réduite
Fabricants	Notices de pose, fiches techniques, notices d'entretien, en version en cours	Répondre à l'équipe sur le chantier	Fiches fabricants
Chantiers	Une fiche de synthèse par chantier (dates, équipements, réception)	Retrouver un ancien chantier, répondre sur une garantie	Ancien chantier, garantie
Équipe	Livret d'accueil, consignes internes, organisation des journées	Répondre aux apprentis et nouveaux salariés	Livret d'accueil

Ce qui ne doit pas entrer dans l'assistant

les fichiers clients complets, les coordonnées, les échanges privés ;
les documents des salariés (contrats, salaires, santé, évaluations) ;
les tarifs fournisseurs négociés ;
les mots de passe, codes d'accès, codes d'alarme de clients ;
les anciennes versions de grilles, de modèles et de notices.

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) l'explique dans ses questions-réponses du 18/07/2024 : l'organisme qui relie un système d'IA à sa base de connaissances est responsable de ce traitement lorsque la base contient des données personnelles. Elle recommande aussi d'encadrer l'usage par une charte interne et de former les utilisateurs. Pour une question précise, voyez la CNIL ou votre conseil.

La méthode en cinq étapes

Notez pendant deux semaines les questions qu'on vous pose : clients au téléphone, visiteurs du site, salariés sur les chantiers. Gardez la question telle qu'elle a été formulée.
Choisissez une famille de questions, la plus fréquente. Une seule.
Rassemblez les documents qui y répondent, en version en cours, datés. Écrivez ce qui n'existe que dans votre tête : « on n'intervient pas au-delà de telle commune », « on ne pose pas de matériel fourni par le client ».
Testez avec les questions notées à l'étape 1. Vérifiez chaque réponse contre le document. Notez celles qui sont fausses ou inventées : elles vous disent quel document manque ou est mal écrit.
Élargissez à la famille suivante seulement quand la première tient.

Les réglages à demander, quel que soit l'outil

l'assistant cite le document et sa date dans chaque réponse ;
il dit « je ne sais pas, je transmets » plutôt que de deviner ;
il ne donne aucun prix qui ne figure pas dans votre grille ;
il annonce qu'il est un assistant automatique ;
l'accès interne (dossiers, notices) est séparé de l'assistant du site.

Se faire accompagner

Le site artisanat.fr, publié par CMA France, indique que les chambres de métiers et de l'artisanat (CMA) proposent des fiches pratiques, des webinaires, des ateliers, des diagnostics flash et des formations sur l'intelligence artificielle. Le numéro indiqué est le 3006.

Choisir l'outil ensuite

Avec ces documents en main, vous pouvez comparer les solutions sur un même jeu de questions. ALMA, éditée par IArche, est l'une d'elles : chaque entreprise y construit sa base de connaissances en envoyant ses fichiers (PDF, DOCX, TXT ou CSV) ou en faisant lire son site, configure son assistant et peut l'intégrer à son site. Ses prix sont publiés sur sa page des tarifs ; le délai de mise en place est à vérifier avec IArche avant de vous engager, comme pour tout autre outil.